Tornem a sentir parlar de factura electrònica. Recentment s'ha publicat Reial Decret 238/2026 al BOE del 31 de març , el marc legal que defineix com s'hauran de relacionar quant a facturació empresaris i professionals a Espanya. La publicació d'aquest reglament permet posar focus en l'adaptació i, sobretot, en entendre què implica, qui està obligat i de quina manera. La factura electrònica obligatòria entre empreses ja no és una proposta de futur incert.
Què és exactament la factura electrònica obligatòria B2B?
Una factura electrònica és un arxiu amb un format estructurat, llegible per màquines i que pot ser processat automàticament pels sistemes electrònics de facturació sense intervenció humana . És a dir, una factura electrònica no és un document en un format digital qualsevol que s'envia per correu electrònic o whatsapp; això és una factura digital.
Els formats admesos per a la factura electrònica descrits al Reglament recentment publicat són: UBL (Universal Business Language), Facturae, EDIFACT i Peppol BIS.
El canvi que estableix aquesta normativa, com es pot veure, és de fons i no només de forma.
A més, a la factura electrònica que es proposa no es tracta només d'enviar les dades de facturació sinó de servir també per registrar els estats. La normativa en què es basa aquesta mesura pretén lluitar contra la morositat, per això s'hi inclouen els estats de recepció i pagament. El sistema de facturació ha de ser capaç de comunicar si la factura ha estat acceptada o rebutjada i quan s'ha produït el pagament efectiu. D'aquesta manera, s'estableix un nou estàndard de traçabilitat financera en les relacions comercials entre empreses.
Qui està obligat a emetre i rebre factures electròniques?
L'obligació afecta tots els empresaris i professionals que, d'acord amb el Reglament de facturació vigent, estiguin ja obligats a emetre factura, quan el destinatari sigui un altre empresari o professional amb seu, establiment permanent, domicili o residència habitual a Espanya.
L'obligació també s'aplica quan la factura l'emet materialment el destinatari o tercer en nom de l'emissor, una pràctica habitual en alguns sectors. En aquests casos, la darrera responsabilitat continua recaient sobre qui realitza l'operació.
Les excepcions
Sí, i convé conèixer-les. Queden expressament excloses de l'obligació d'emetre en format electrònic les operacions que es documenten mitjançant factures simplificades, llevat que es tracti de factures simplificades qualificades. Les factures simplificades són les que habitualment es fan servir en operacions de petit import en comerç al detall, hoteleria o serveis similars al consumidor final.
A més, el Ministeri d'Economia, Comerç i Empresa té facultat per excloure mitjançant ordre ministerial altres operacions, atenent el funcionament adequat del sector afectat. Aquesta vàlvula de fuita pot ser rellevant en sectors amb particularitats operatives o tècniques que en dificultin l'adaptació immediata. Per exemple, en queden exclosos alguns sectors, com ara el de subministrament d'electricitat i gas que ja disposen de sistemes de facturació regulats.
Quan entra en vigor?
Aquest sempre és el punt que genera més confusió perquè les dates no estan descrites de forma expressa sinó que depenen d'altres variables.
El Reial decret entra en vigor al cap de 20 dies de la seva publicació al BOE, és a dir, el 20 d'abril del 2026. Tanmateix, com dèiem la seva aplicació efectiva està diferida i el rellotge de compte enrere comença a córrer en el moment en què es publiqui l'ordre ministerial que regula la solució pública de facturació electrònica. La previsió és que per als primers obligats entri en vigor el juliol del 2027.
Els períodes d'entrada en vigor des de la publicació de l'ordre ministerial són:
- 12 mesos per a empreses i professionals el volum d'operacions dels quals hagi superat els 8 milions d'euros l'any natural anterior.
- 24 mesos per a la resta d'empresaris i professionals .
Hi ha un matís addicional que afecta les empreses del primer grup durant el primer any d'obligació. Aquestes, per conviure amb els no obligats en aquest període, hauran d'acompanyar les factures electròniques amb un PDF que en garanteixi la llegibilitat, llevat que el destinatari no obligat accepti expressament rebre-les en el format original estructurat.
I per als professionals i les empreses amb volum d'operacions igual o inferior a 8 milions d'euros que siguin persones físiques o entitats en atribució de rendes a l'IRPF, l'obligació d'informar sobre els estats de la factura (acceptació, rebuig, pagament efectiu) es retarda addicionalment dotze mesos més des de la data en què la norma els sigui aplicable.
Compatibilitat de solució pública i plataformes privades
L' Agència Tributària és l'encarregada de desenvolupar la plataforma de la solució pública . Aquesta plataforma gratuïta permet a empresaris i professionals amb poc volum de facturació i processos senzills facturar adaptats a la normativa.
D'altra banda, les plataformes privades d'intercanvi de factures electròniques han de permetre l'emissió i la recepció de factures de qualsevol altre sistema i l'emissió simultània a la solució pública de l'AEAT . Aquest enviament no és optatiu.
L'operativa de les solucions privades, com ara a3factura, a3innuva ERP o a3ERP permet a les empreses estar adaptats a la normativa i mantenir funcionalitats avançades: integració amb sistemes de CRM, estocs, fluxos d'aprovació interns, automatització, més capacitat de gestió documental.
Per on hauria de començar una empresa a adaptar-s'hi?
El moment de començar a planificar és ara, abans que la pressió del termini obligui a prendre decisions precipitades. En els propers mesos estarà a les portes l'entrada en vigor també de l'altra llei que afecta els processos de facturació, la Llei Antifrau i Verifactu . Per això, com més aviat millor per iniciar el diagnòstic. Més marge hi haurà per fer una transició ordenada i aprofitar els beneficis reals que la digitalització del cicle de facturació ofereix : menys errors, menys temps administratiu i, sobretot, més control sobre el cobrament.
La normativa no s'ha de convertir en una càrrega addicional per a les empreses. En aquest cas, cal afrontar-se com l'oportunitat real que és per digitalitzar i revisar processos al circuit de vendes.
Vols saber si la teva empresa està preparada per a la factura electrònica obligatòria? Demana un diagnòstic gratuït i t'ajudem a identificar els passos concrets que cal fer.