Tornem a sentir parlar de factura electrònica. La factura electrònica ja compta amb un marc reglamentari definit a Espanya.
La Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses , coneguda com a Llei Crea i Crece, va establir l'obligació d'expedir i remetre factures electròniques a les relacions comercials entre empresaris i professionals. Recentment s'ha publicat Reial Decret 238/2026 al BOE del 31 de març , el desenvolupament reglamentari que defineix com s'hauran de relacionar quant a facturació B2B a Espanya. La publicació d'aquest reglament permet posar focus en l'adaptació i, sobretot, en entendre què implica, qui està obligat i de quina manera. La factura electrònica obligatòria entre empreses ja no és una proposta de futur incert.
A continuació t'expliquem què és exactament, com afecta el teu programari, quan hauràs d'estar preparat o si té relació amb Verifactu.
Sumari de continguts
Què és exactament la factura electrònica obligatòria B2B?
Una factura electrònica és un arxiu amb un format estructurat, llegible per màquines i que pot ser processat automàticament pels sistemes electrònics de facturació sense intervenció humana . És a dir, una factura electrònica no és un document en un format digital qualsevol que s'envia per correu electrònic o whatsapp; això és una factura digital.
Els formats admesos per a la factura electrònica descrits al Reglament recentment publicat són: UBL (Universal Business Language), Facturae, EDIFACT i Peppol BIS.
El canvi que estableix aquesta normativa, com es pot veure, és de fons i no només de forma.
A més, a la factura electrònica que es proposa no es tracta només d'enviar les dades de facturació sinó de servir també per registrar els estats. La normativa en què es basa aquesta mesura pretén lluitar contra la morositat, per això s'hi inclouen els estats de recepció i pagament. El sistema de facturació ha de ser capaç de comunicar si la factura ha estat acceptada o rebutjada i quan s'ha produït el pagament efectiu. D'aquesta manera, s'estableix un nou estàndard de traçabilitat financera en les relacions comercials entre empreses.
Per què serà obligatòria la factura electrònica?
La generalització de la factura electrònica persegueix diversos objectius:
- Digitalitzar les relacions comercials.
- Reduir els costos administratius.
- Facilitar lintercanvi de factures.
- Millorar la traçabilitat de les operacions.
- Obtenir informació sobre els terminis de pagament.
- Contribuir a reduir la morositat empresarial.
- Afavorir la digitalització de pimes i autònoms.
La mateixa Llei Crea i Crece vincula la factura electrònica amb la reducció de la morositat i la millora de la informació sobre els terminis efectius de pagament.
Qui està obligat a emetre i rebre factures electròniques?
L'obligació afecta tots els empresaris i professionals que, d'acord amb el Reglament de facturació vigent, estiguin ja obligats a emetre factura, quan el destinatari sigui un altre empresari o professional amb seu, establiment permanent, domicili o residència habitual a Espanya .
Per tant, el focus d‟aquesta obligació és la facturació B2B (Business to Business).
L'obligació també s'aplica quan la factura l'emet materialment el destinatari o tercer en nom de l'emissor, una pràctica habitual en alguns sectors. En aquests casos, la darrera responsabilitat continua recaient sobre qui realitza l'operació.
Les excepcions
Per exemple, el Reial decret 238/2026 exclou de l'obligació determinades operacions documentades mitjançant factures simplificades, amb l'excepció de les factures simplificades qualificades.
I si factura a consumidors?
L'obligació B2B no s'ha de confondre amb la facturació a consumidors finals.
Si la vostra empresa treballa tant amb altres empreses com amb consumidors, haureu d'analitzar cada tipus d'operació i les obligacions que corresponguin en cada cas.
Quan serà obligatòria la factura electrònica?
Aquest sempre és el punt que genera més confusió perquè les dates no estan descrites de forma expressa sinó que depenen d'altres variables.
El Reial decret entra en vigor als 20 dies de la seva publicació al BOE, és a dir, el 20 d'abril del 2026. Tanmateix, com dèiem l'aplicació efectiva de l'obligació B2B està diferida i el rellotge de compte enrere comença a córrer en el moment en què es publiqui l'ordre ministerial que regula la solució pública de facturació electrònica. La previsió és que per als primers obligats entri en vigor el juliol del 2027.
Els períodes d'entrada en vigor des de la publicació de l'ordre ministerial són:
- 12 mesos per a empreses i professionals el volum d'operacions dels quals hagi superat els 8 milions d'euros l'any natural anterior.
- 24 mesos per a la resta d'empresaris i professionals .
Hi ha un matís addicional que afecta les empreses del primer grup durant el primer any d'obligació. Aquestes, per conviure amb els no obligats en aquest període, hauran d'acompanyar les factures electròniques amb un PDF que en garanteixi la llegibilitat, llevat que el destinatari no obligat accepti expressament rebre-les en el format original estructurat.
I per als professionals i les empreses amb volum d'operacions igual o inferior a 8 milions d'euros que siguin persones físiques o entitats en atribució de rendes a l'IRPF, l'obligació d'informar sobre els estats de la factura (acceptació, rebuig, pagament efectiu) es retarda addicionalment dotze mesos més des de la data en què la norma els sigui aplicable.
Important: aquesta obligació de factura electrònica B2B és diferent de l' adaptació dels sistemes informàtics de facturació a Veri*Factu/Ley Antifraude . Tot i que les dues iniciatives afecten la digitalització dels processos de facturació, responen a marcs normatius diferents.
Com funcionarà la factura electrònica obligatòria?
El sistema espanyol estarà format per:
- Plataformes privades dintercanvi de factures electròniques.
- Una solució pública de facturació electrònica.
- Els sistemes i les eines utilitzats per empreses i professionals per emetre i rebre les seves factures.
L' Agència Tributària és l'encarregada de desenvolupar la plataforma de la solució pública . Aquesta plataforma gratuïta permet a empresaris i professionals amb poc volum de facturació i processos senzills facturar adaptats a la normativa.
D'altra banda, les plataformes privades d'intercanvi de factures electròniques han de permetre l'emissió i la recepció de factures de qualsevol altre sistema i l'emissió simultània a la solució pública de l'AEAT . Aquest enviament no és optatiu.
Les empreses podran utilitzar una plataforma privada, la solució pública o una combinació de les dues vies, dacord amb les condicions establertes pel Reial Decret 238/2026.
A més, les plataformes privades han de garantir la interoperabilitat amb la resta del sistema.
Quina informació s'haurà de gestionar?
La factura electrònica no es limita a enviar la factura. El nou sistema incorpora informació relacionada amb el cicle de vida. Entre altres aspectes, es contempla la comunicació de:
- recepció;
- acceptació o rebuig;
- pagament efectiu.
El Reial decret estableix lobligació de comunicar el pagament efectiu complet o el rebuig de la factura a la solució pública en els termes previstos. Això converteix la factura electrònica més que un format documental: passa a formar part d'un circuit digital de gestió de la factura.
Què ha de tenir el programari de facturació?
L'adaptació a la factura electrònica no s'hauria de limitar únicament al fet que el programari generi un fitxer electrònic. En triar un programari, hauries de tenir en compte que et permeti integrar la factura electrònica al teu circuit de gestió, que no es converteixi en un procés aïllat.
Per tant, abans d'escollir una solució, comprova que:
- Permet emetre factures electròniques estructurades.
- Permet rebre factures electròniques.
- Està preparat per treballar amb les sintaxi i els requisits aplicables.
- Podeu connectar-vos amb les plataformes corresponents.
- Permet gestionar els estats de les factures.
- Facilita el seguiment de cobraments i pagaments.
- S'actualitza davant de canvis normatius.
- Sintegra amb la resta de sistemes de lempresa.
Com preparar la teva empresa per a la factura electrònica?
- Analitza com factures actualment
Fas servir un programa de facturació? Excel? Diversos sistemes? - Identifica quin tipus de clients tens
B2B, B2C, Administració Pública, etc. - Revisa els teus processos
Qui crea les factures? Qui les envia? Com es reben? Com es registra el pagament? - Revisa el teu programari
Pregunteu al vostre proveïdor com aborda l'adaptació normativa. - Comprova les integracions
Especialment si tens ERP, ecommerce, CRM, TPV o altres eines connectades. - Planifica la transició
No esperis al darrer moment per canviar processos o programari.
Quines preguntes ens solen fer sobre la factura electrònica obligatòria?
Després d'anys escoltant parlar sobre la factura electrònica i ajudant empreses a adaptar-se ia triar la millor opció per a les seves empreses, hi ha una sèrie de dubtes freqüents que hem recopilat a continuació:
Sóc autònom, també m'afecta la factura electrònica?
Sí, els empresaris i professionals inclosos a l'àmbit de la normativa estaran subjectes a l'obligació en les operacions B2B que corresponguin.
Factura electrònica i Veri*Factu són el mateix?
No. Són obligacions i sistemes regulats per normes diferents.
Puc continuar utilitzant el meu programari actual?
Dependrà de les funcionalitats i de la capacitat d'adaptació als requisits aplicables. El que és recomanable és consultar-ho amb el proveïdor.
Per on s'hauria de començar a adaptar una empresa o autònom?
El moment de començar a planificar és ara, abans que la pressió del termini obligui a prendre decisions precipitades. En els propers mesos s'espera que entri en vigor també l'altra llei que afecta els processos de facturació, la Llei Antifrau i Verifactu . Per això, com més aviat millor s'iniciï el diagnòstic, més marge hi haurà per fer una transició ordenada i aprofitar els beneficis reals que la digitalització del cicle de facturació ofereix : menys errors, menys temps administratiu i, sobretot, més control sobre el cobrament.
La normativa no s'ha de convertir en una càrrega addicional per a les empreses . En aquest cas, cal afrontar-se com l'oportunitat real que és per digitalitzar i revisar processos al circuit de vendes.
Vols saber si la teva empresa està preparada per a la factura electrònica obligatòria? Demana un diagnòstic gratuït i t'ajudem a identificar els passos concrets que cal fer.
