Volvemos a oír hablar de factura electrónica. La factura electrónica ya cuenta con un marco reglamentario definido en España.
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, estableció la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Recientemente se ha publicado Real Decreto 238/2026 en el BOE del 31 de marzo, el desarrollo reglamentario que define cómo deberán relacionarse en cuanto a facturación B2B en España. La publicación de este reglamento permite poner foco en la adaptación y sobre todo en entender qué implica, quién está obligado y de qué manera. La factura electrónica obligatoria entre empresas ya no es una propuesta de futuro incierto.
A continuación te explicamos qué es exactamente, cómo afecta a tu software, cuándo tendrás que estás preparado o si tiene relación con Verifactu.
Sumario de contenidos
¿Qué es exactamente la factura electrónica obligatoria B2B?
Una factura electrónica es un archivo con un formato estructurado, legible por máquinas y que puede ser procesado automáticamente por los sistemas electrónicos de facturación sin intervención humana. Es decir, una factura electrónica no es un documento en un formato digital cualquiera que se envía por correo electrónico o whatsapp, eso es una factura digital.
Los formatos admitidos para la factura electrónica descritos en el Reglamento recientemente publicado son: UBL (Universal Business Language), Facturae, EDIFACT y Peppol BIS.
El cambio que establece esta normativa, como se puede ver, es de fondo y no solo de forma.
Además, en la factura electrónica que se propone no se trata solo de enviar los datos de facturación sino de servir también para registrar los estados. La normativa en la que se basa esta medida pretende luchar contra la morosidad, por eso se incluyen los estados de recepción y pago. El sistema de facturación debe ser capaz de comunicar si la factura ha sido aceptada o rechazada, y cuándo se ha producido el pago efectivo. De esta manera se establece un nuevo estándar de trazabilidad financiera en las relaciones comerciales entre empresas.
¿Por qué será obligatoria la factura electrónica?
La generalización de la factura electrónica persigue varios objetivos:
- Digitalizar las relaciones comerciales.
- Reducir los costes administrativos.
- Facilitar el intercambio de facturas.
- Mejorar la trazabilidad de las operaciones.
- Obtener información sobre los plazos de pago.
- Contribuir a reducir la morosidad empresarial.
- Favorecer la digitalización de pymes y autónomos.
La propia Ley Crea y Crece vincula la factura electrónica con la reducción de la morosidad y la mejora de la información sobre los plazos efectivos de pago.
¿Quiénes están obligados a emitir y recibir facturas electrónicas?
La obligación afecta a todos los empresarios y profesionales que, conforme al Reglamento de facturación vigente, estén ya obligados a emitir factura, cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España.
Por tanto, el foco de esta obligación es la facturación B2B (Business to Business).
La obligación también se aplica cuando la factura la emite materialmente el destinatario o un tercero en nombre del emisor, una práctica habitual en algunos sectores. En esos casos, la responsabilidad última sigue recayendo sobre quien realiza la operación.
Las excepciones
Por ejemplo, el Real Decreto 238/2026 excluye de la obligación determinadas operaciones documentadas mediante facturas simplificadas, con la excepción de las facturas simplificadas cualificadas.
¿Y si facturo a consumidores?
La obligación B2B no debe confundirse con la facturación a consumidores finales.
Si tu empresa trabaja tanto con otras empresas como con consumidores, tendrás que analizar cada tipo de operación y las obligaciones que correspondan en cada caso.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Este siempre es el punto que más confusión genera porque las fechas no están descritas de forma expresa sino que dependen de otras variables.
El Real Decreto entra en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, es decir, el 20 de abril de 2026. Sin embargo, como decíamos la aplicación efectiva de la obligación B2B está diferida y el reloj de cuenta atrás empieza a correr en el momento en que se publique la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica. La previsión es que para los primeros obligados entre en vigor en julio de 2027.
Los periodos de entrada en vigor desde la publicación de la orden ministerial son:
- 12 meses para empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
- 24 meses para el resto de empresarios y profesionales.
Hay un matiz adicional que afecta a las empresas del primer grupo durante el primer año de obligación. Éstas, para convivir con los no obligados en ese periodo, deberán acompañar sus facturas electrónicas con un PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario no obligado acepte expresamente recibirlas en su formato original estructurado.
Y para los profesionales y empresas con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros que sean personas físicas o entidades en atribución de rentas en IRPF, la obligación de informar sobre los estados de la factura (aceptación, rechazo, pago efectivo) se retrasa adicionalmente doce meses más desde la fecha en que la norma les sea aplicable.
Importante: esta obligación de factura electrónica B2B es diferente de la adaptación de los sistemas informáticos de facturación a Veri*Factu/Ley Antifraude. Aunque ambas iniciativas afectan a la digitalización de los procesos de facturación, responden a marcos normativos diferentes.
¿Cómo funcionará la factura electrónica obligatoria?
El sistema español estará formado por:
- Plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas.
- Una solución pública de facturación electrónica.
- Los sistemas y herramientas utilizados por empresas y profesionales para emitir y recibir sus facturas.
La Agencia Tributaria es la encargada de desarrollar la plataforma de la solución pública. Esta plataforma gratuita permite a empresarios y profesionales con poco volumen de facturación y procesos sencillos facturar adaptados a la normativa.
Por otro lado, las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deben permitir la emisión y recepción de facturas de cualquier otro sistema y la emisión simultánea a la solución pública de la AEAT. Este envío no es optativo.
Las empresas podrán utilizar una plataforma privada, la solución pública o una combinación de ambas vías, de acuerdo con las condiciones establecidas por el Real Decreto 238/2026.
Además, las plataformas privadas deberán garantizar la interoperabilidad con el resto del sistema.
¿Qué información tendrá que gestionarse?
La factura electrónica no se limita al envío de la factura. El nuevo sistema incorpora información relacionada con su ciclo de vida. Entre otros aspectos, se contempla la comunicación de:
- recepción;
- aceptación o rechazo;
- pago efectivo.
El Real Decreto establece la obligación de comunicar el pago efectivo completo o el rechazo de la factura a la solución pública en los términos previstos. Esto convierte la factura electrónica en algo más que un formato documental: pasa a formar parte de un circuito digital de gestión de la factura.
¿Qué debe tener tu software de facturación?
La adaptación a la factura electrónica no debería limitarse únicamente a que el software genere un fichero electrónico. Al escoger un software, deberías tener en cuenta que te permita integrar la factura electrónica en tu circuito de gestión, que no se convierta en un proceso aislado.
Por tanto, antes de escoger una solución, comprueba que:
- Permite emitir facturas electrónicas estructuradas.
- Permite recibir facturas electrónicas.
- Está preparado para trabajar con las sintaxis y requisitos aplicables.
- Puede conectarse con las plataformas correspondientes.
- Permite gestionar el estado de las facturas.
- Facilita el seguimiento de cobros y pagos.
- Se actualiza ante cambios normativos.
- Se integra con el resto de sistemas de la empresa.
¿Cómo preparar tu empresa para la factura electrónica?
- Analiza cómo facturas actualmente
¿Utilizas un programa de facturación? ¿Excel? ¿Varios sistemas? - Identifica qué tipo de clientes tienes
B2B, B2C, Administración Pública, etc. - Revisa tus procesos
¿Quién crea las facturas? ¿Quién las envía? ¿Cómo se reciben? ¿Cómo se registra el pago? - Revisa tu software
Pregunta a tu proveedor cómo aborda la adaptación normativa. - Comprueba tus integraciones
Especialmente si tienes ERP, ecommerce, CRM, TPV u otras herramientas conectadas. - Planifica la transición
No esperes al último momento para cambiar procesos o software.
¿Qué preguntas nos suelen hacer sobre la factura electrónica obligatoria?
Tras años escuchando hablar sobre la factura electrónica y ayudando a empresas a adaptarse y a escoger la mejor opción para sus empresas, hay una serie de dudas frecuentes que hemos recopilado a continuación:
Soy autónomo, ¿también me afecta la factura electrónica?
Sí, los empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de la normativa estarán sujetos a la obligación en las operaciones B2B que correspondan.
¿Factura electrónica y Veri*Factu son lo mismo?
No. Son obligaciones y sistemas regulados por normas diferentes.
¿Puedo seguir utilizando mi software actual?
Dependerá de sus funcionalidades y de su capacidad de adaptación a los requisitos aplicables. Lo recomendable es consultarlo con el proveedor.
¿Por dónde debería empezar a adaptarse una empresa o autónomo?
El momento de empezar a planificar es ahora, antes de que la presión del plazo obligue a tomar decisiones apresuradas. En los próximos meses se espera que entre en en vigor también la otra ley que afecta a los procesos de facturación, la Ley Antifraude y Verifactu. Por eso, cuanto antes se inicie el diagnóstico, más margen habrá para hacer una transición ordenada y aprovechar los beneficios reales que la digitalización del ciclo de facturación ofrece: menos errores, menos tiempo administrativo y, sobre todo, más control sobre el cobro.
La normativa no debe convertirse en una carga adicional para las empresas. En este caso, debe afrontarse como la oportunidad real que es para digitalizar y revisar procesos en el circuito de ventas.
¿Quieres saber si tu empresa está preparada para la factura electrónica obligatoria? Solicita un diagnóstico gratuito y te ayudamos a identificar los pasos concretos que necesitas dar.
