Volvemos a oír hablar de factura electrónica. Recientemente se ha publicado Real Decreto 238/2026 en el BOE del 31 de marzo, el marco legal que define cómo deberán relacionarse en cuanto a facturación empresarios y profesionales en España. La publicación de este reglamento permite poner foco en la adaptación y sobre todo en entender qué implica, quién está obligado y de qué manera. La factura electrónica obligatoria entre empresas ya no es una propuesta de futuro incierto.
¿Qué es exactamente la factura electrónica obligatoria B2B?
Una factura electrónica es un archivo con un formato estructurado, legible por máquinas y que puede ser procesado automáticamente por los sistemas electrónicos de facturación sin intervención humana. Es decir, una factura electrónica no es un documento en un formato digital cualquiera que se envía por correo electrónico o whatsapp, eso es una factura digital.
Los formatos admitidos para la factura electrónica descritos en el Reglamento recientemente publicado son: UBL (Universal Business Language), Facturae, EDIFACT y Peppol BIS.
El cambio que establece esta normativa, como se puede ver, es de fondo y no solo de forma.
Además, en la factura electrónica que se propone no se trata solo de enviar los datos de facturación sino de servir también para registrar los estados. La normativa en la que se basa esta medida pretende luchar contra la morosidad, por eso se incluyen los estados de recepción y pago. El sistema de facturación debe ser capaz de comunicar si la factura ha sido aceptada o rechazada, y cuándo se ha producido el pago efectivo. De esta manera se establece un nuevo estándar de trazabilidad financiera en las relaciones comerciales entre empresas.
¿Quiénes están obligados a emitir y recibir facturas electrónicas?
La obligación afecta a todos los empresarios y profesionales que, conforme al Reglamento de facturación vigente, estén ya obligados a emitir factura, cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España.
La obligación también se aplica cuando la factura la emite materialmente el destinatario o un tercero en nombre del emisor, una práctica habitual en algunos sectores. En esos casos, la responsabilidad última sigue recayendo sobre quien realiza la operación.
Las excepciones
Sí, y conviene conocerlas. Quedan expresamente excluidas de la obligación de emitir en formato electrónico las operaciones que se documentan mediante facturas simplificadas, salvo que se trate de facturas simplificadas cualificadas. Las facturas simplificadas son las que habitualmente se emplean en operaciones de pequeño importe en comercio al por menor, hostelería o servicios similares al consumidor final.
Además, el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa tiene facultad para excluir mediante orden ministerial otras operaciones, atendiendo al adecuado funcionamiento del sector afectado. Esta válvula de escape puede ser relevante en sectores con particularidades operativas o técnicas que dificulten la adaptación inmediata. Por ejemplo, quedan excluidos algunos sectores, como el de suministro de electricidad y gas que ya disponen de sistemas de facturación regulados.
¿Cuándo entra en vigor?
Este siempre es el punto que más confusión genera porque las fechas no están descritas de forma expresa sino que dependen de otras variables.
El Real Decreto entra en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, es decir, el 20 de abril de 2026. Sin embargo, como decíamos su aplicación efectiva está diferida y el reloj de cuenta atrás empieza a correr en el momento en que se publique la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica. La previsión es que para los primeros obligados entre en vigor en julio de 2027.
Los periodos de entrada en vigor desde la publicación de la orden ministerial son:
- 12 meses para empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
- 24 meses para el resto de empresarios y profesionales.
Hay un matiz adicional que afecta a las empresas del primer grupo durante el primer año de obligación. Éstas, para convivir con los no obligados en ese periodo, deberán acompañar sus facturas electrónicas con un PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario no obligado acepte expresamente recibirlas en su formato original estructurado.
Y para los profesionales y empresas con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros que sean personas físicas o entidades en atribución de rentas en IRPF, la obligación de informar sobre los estados de la factura (aceptación, rechazo, pago efectivo) se retrasa adicionalmente doce meses más desde la fecha en que la norma les sea aplicable.
Compatibilidad de solución pública y plataformas privadas
La Agencia Tributaria es la encargada de desarrollar la plataforma de la solución pública. Esta plataforma gratuita permite a empresarios y profesionales con poco volumen de facturación y procesos sencillos facturar adaptados a la normativa.
Por otro lado, las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deben permitir la emisión y recepción de facturas de cualquier otro sistema y la emisión simultánea a la solución pública de la AEAT. Este envío no es optativo.
La operativa de las soluciones privadas, como a3factura, a3innuva ERP o a3ERP permite a las empresas estar adaptados a la normativa y mantener funcionalidades avanzadas: integración con sistemas de CRM, stocks, flujos de aprobación internos, automatización, mayor capacidad de gestión documental.
¿Por dónde debería empezar una empresa a adaptarse?
El momento de empezar a planificar es ahora, antes de que la presión del plazo obligue a tomar decisiones apresuradas. En los próximos meses estará a las puertas la entrada en vigor también de la otra ley que afecta a los procesos de facturación, la Ley Antifraude y Verifactu. Por eso, cuanto antes se inicie el diagnóstico, más margen habrá para hacer una transición ordenada y aprovechar los beneficios reales que la digitalización del ciclo de facturación ofrece: menos errores, menos tiempo administrativo y, sobre todo, más control sobre el cobro.
La normativa no debe convertirse en una carga adicional para las empresas. En este caso, debe afrontarse como la oportunidad real que es para digitalizar y revisar procesos en el circuito de ventas.
¿Quieres saber si tu empresa está preparada para la factura electrónica obligatoria? Solicita un diagnóstico gratuito y te ayudamos a identificar los pasos concretos que necesitas dar.