Amb l'entrada en vigor del Reial Decret 1007/2023 , que desenvolupa el Reglament de requisits per a sistemes de facturació (RRSIF), i l'avenç de la Llei Antifrau a Espanya, cada cop més empreses i autònoms es pregunten si poden continuar utilitzant l'Excel per emetre les seves factures. La resposta curta és: no, si l'utilitzes com a principal sistema de facturació .
Per què ja no val l'Excel com abans?
Durant anys, l'Excel ha estat l'eina preferida per molts autònoms i petites empreses per generar i guardar factures: és un programa accessible, conegut i adaptat a diferents usos. No obstant això, amb la nova normativa que estableix requisits específics per als sistemes de facturació electrònics, fer servir l'Excel amb finalitat de portar els registres de facturació queda fora de qüestió.
Segons l' Agència Tributària, si Excel s'utilitza com a sistema de facturació, aquest no compleix les condicions exigides als Sistemes Informàtics de Facturació (SIF) , principalment per una raó clau: no garanteix la integritat, conservació i traçabilitat dels registres, ni n'impedeix l'alteració. Això suposa un gran risc des del punt de vista del control fiscal. D'altra banda, tampoc no permet l'enviament automàtic i immediat dels registres de facturació via Verifactu.
Què es considera un sistema informàtic de facturació (SIF)?
De manera resumida, un SIF és tot sistema de maquinari i programari que s'utilitzi per expedir factures, i que compleixi aquestes tres funcions:
- Admetre l'entrada de dades per qualsevol via, ja sigui manual, mitjançant importacions des d'altres sistemes o mitjançant processos automatitzats.
- Conservar la informació de facturació al llarg del temps, ja sigui dins del sistema mateix o en sistemes externs accessibles.
- Processar aquesta informació per generar altres productes derivats, com ara els llibres registre d'IVA o IRPF, la comptabilitat, etc.
Això significa que un SIF no és simplement una eina per “crear factures”, sinó que és una solució que integra generació, conservació i tractament de dades .
Consulta en aquest enllaç què es considera un sistema informàtic de facturació (Font: AEAT).
Es pot seguir usant Excel?
Aquí ve el matís: Excel només seria vàlid com a plantilla per omplir manualment una factura , com si es fes a mà, sempre que no es faci servir per numerar, emmagatzemar, automatitzar, ni conservar dades a efectes comptables o fiscals .
En el moment en què l'Excel s'utilitza com a:
- Repositori de factures.
- Eina per generar números de factura de forma automàtica.
- Mitjà per enviar a l'assessor tota la informació comptable.
- Suport de macros o funcions que permetin modificar registres...
... queda fora del marc legal, per no complir els requisits del RRSIF.
De fet, tal com reconeixen molts delegats d'Hisenda, davant del dubte és millor evitar riscos i optar per alternatives com ara:
- La futura aplicació gratuïta de lAgència Tributària.
- Programari de facturació que s'adapti a les necessitats de l'autònom o l'empresa. Hi ha programes al mercat amb preus des d'uns 100 €/any, que compleixen amb els estàndards exigits per la normativa i aporten altres beneficis empreses.
Obligació de Verifactu: Dates clau
L'obligació de complir els requisits de la llei antifrau entrarà en vigor per fases: primer, per a les empreses desenvolupadores i implementadores de programari (el 29 de juliol de 2025), després per a les societats (1 de gener de 2026) i per últim, per als autònoms (1 de juliol de 2026).
Verifactu com a tal, no és obligatori, és d'adhesió voluntària, però sí que és obligatori que els sistemes informàtics de facturació permetin adherir-se a Verifactu i que facin l'enviament automàtic i immediat dels registres de facturació.
Aleshores, Excel sí o no?
La nostra recomanació és que, si ets autònom o dirigeixes una petita empresa, pensis en aquest moment com una oportunitat de digitalitzar els teus processos de facturació i els agilitzis minimitzant errors.
Aquestes són les teves opcions:
- Canviar a un programari de facturació homologat que garanteixi la integritat dels teus registres: com a3factura, un programari en línia senzill per crear pressupostos, factures, tenir els teus productes o serveis i les fitxes dels teus clients. El pots fer servir tant a l'ordinador com al mòbil i, a més, t'ofereix una vista de dades per saber com va el teu negoci.
- Passar-te a un programari de gestió empresarial com a3innuva ERP, que a més et permeti gestionar altres àrees de la teva empresa: comptabilitat, conciliació bancària, estocs, mòdul de comunicats de treball, de gestió de projectes, CRM...
