Con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, que desarrolla el Reglamento de requisitos para sistemas de facturación (RRSIF), y el avance de la Ley Antifraude en España, cada vez más empresas y autónomos se preguntan si pueden seguir utilizando Excel para emitir sus facturas. La respuesta corta es: no, si lo utilizas como sistema principal de facturación.
¿Por qué ya no vale Excel como antes?
Durante años, Excel ha sido la herramienta preferida por muchos autónomos y pequeñas empresas para generar y guardar facturas: es un programa accesible, conocido y que se adapta a diferentes usos. Sin embargo, con la nueva normativa que establece requisitos específicos para los sistemas de facturación electrónicos, usar Excel con finalidad de llevar los registros de facturación queda fuera de cuestión.
Según la Agencia Tributaria, si Excel se usa como sistema de facturación, éste no cumple con las condiciones exigidas a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), principalmente por una razón clave: no garantiza la integridad, conservación y trazabilidad de los registros, ni impide su alteración. Lo cual supone un gran riesgo desde el punto de vista del control fiscal. Por otro lado, tampoco permite el envío automático e inmediato de los registros de facturación vía Verifactu.
¿Qué se considera un Sistema Informático de Facturación (SIF)?
De forma resumida, un SIF es todo sistema de hardware y software que se utilice para expedir facturas, y que cumpla con estas tres funciones:
- Admitir la entrada de datos por cualquier vía, ya sea manual, mediante importaciones desde otros sistemas o a través de procesos automatizados.
- Conservar la información de facturación a lo largo del tiempo, ya sea dentro del propio sistema o en sistemas externos accesibles.
- Procesar esa información para generar otros productos derivados, como los libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad, etc.
Esto significa que un SIF no es simplemente una herramienta para "crear facturas", sino que es una solución que integra generación, conservación y tratamiento de datos.
Consulta en este enlace qué se considera un Sistema Informático de Facturación (Fuente: AEAT).
¿Se puede seguir usando Excel?
Aquí viene el matiz: Excel solo sería válido como plantilla para rellenar manualmente una factura, como si se hiciera a mano, siempre que no se use para numerar, almacenar, automatizar, ni conservar datos a efectos contables o fiscales.
En el momento en que Excel se utiliza como:
- Repositorio de facturas.
- Herramienta para generar números de factura de forma automática.
- Medio para enviar al asesor toda la información contable.
- Soporte de macros o funciones que permitan modificar registros...
...queda fuera del marco legal, por no cumplir con los requisitos del RRSIF.
De hecho, tal y como reconocen muchos delegados de Hacienda, ante la duda es mejor evitar riesgos y optar por alternativas como:
- La futura aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
- Software de facturación que se adapte a las necesidades del autónomo o empresa. Existen programas en el mercado con precios desde unos 100 €/año, que cumplen con los estándares exigidos por la normativa y aportan otros beneficios empresas.
Obligación de Verifactu: Fechas clave
La obligación de cumplir con los requisitos de la ley antifraude entrará en vigor por fases: primero, para las empresas desarrolladoras e implementadoras de software (el 29 de julio de 2025), después para las sociedades (1 de enero de 2026) y por último, para los autónomos (1 de julio de 2026).
Verifactu como tal, no es obligatorio, es de adhesión voluntaria, pero sí que es obligatorio que los sistemas informáticos de facturación permitan adherirse a Verifactu y que hagan el envío automático e inmediato de los registros de facturación.
Entonces, Excel ¿sí o no?
Nuestra recomendación es que, si eres autónomo o diriges una pequeña empresa, pienses en este momento como una oportunidad de digitalizar tus procesos de facturación y los agilices minimizando errores.
Estas son tus opciones:
- Cambiar a un software de facturación homologado que garantice la integridad de tus registros: como a3factura, un software online sencillo para crear presupuestos, facturas, tener tus productos o servicios y las fichas de tus clientes. Lo puedes usar tanto en el ordenador como en el móvil y, además, te ofrece una vista de datos para saber cómo va tu negocio.
- Pasarte a un software de gestión empresarial como a3innuva ERP, que además te permita gestionar otras áreas de tu empresa: contabilidad, conciliación bancaria, stocks, módulo de partes de trabajo, de gestión de proyectos, CRM...