L‟adaptació dels sistemes de facturació a la normativa de sistemes electrònics de facturació ha posat en evidència que alguns elements de la factura generen dubtes. Un és les dates de la factura.
Hi ha dues dates importants dins d'una factura:
La data d'expedició: data en què s'emet la factura. Aquesta no es pot modificar, es genera automàticament en emetre la factura.
La data d'operació: segons el Reglament de facturació (RD 1619/2012) s'ha d'informar quan no coincideix amb la data d'expedició.
La data d'operació és la que permet identificar correctament el moment de la meritació de l'IVA, d'acord amb l'article 75 de la Llei de l'IVA.
Amb l'objectiu de garantir el compliment del Reglament de Facturació espanyol i assegurar que la facturació estigui alineada amb les normatives vigents, s'actualitzen les regles de validació de les dates de les factures a l'aplicació.
La data d'operació (data en què efectivament es realitza la transacció o lliurament) no podrà ser posterior a la data d'emissió de la factura , llevat de dues situacions específiques:
- Clau 14 - Factura amb IVA pendent de meritació en certificacions d'obra el destinatari de les quals sigui una Administració Pública Operacions en règim especial del criteri de caixa.
- Clau 15 - Factura amb IVA pendent de meritació en operacions de tracte successiu.
En tots els altres casos, és obligatori que la data d'operació sigui igual o anterior a la data d'emissió de la factura.
Ambdues dates, un cop generada la factura no es poden modificar, formen part del registre de facturació.
Pel que fa a la gestió des de l'assessoria de la comptabilitat, l'apunt comptable s'ha de generar a la data d'operació i no s'ha de modificar per no generar diferències entre els registres de facturació i la comptabilitat.
Sobre la data d'operació a les factures
Segons el reglament de facturació:
Les factures s'han d'expedir en el moment de fer l'operació.
Això no obstant, quan el destinatari de l'operació sigui un empresari o professional que actuï com a tal, les factures s'han d'expedir abans del dia 16 del mes següent a aquell en què s'hagi produït la meritació de l'impost corresponent a aquesta operació.
És a dir, per norma, la data operació i la data factura han de coincidir, però, amplien el termini fins al 16 del mes següent, a la data d'operació si el destinatari és empresari.
Si a més a més, la data operació és anterior a la data comptable (sobretot si canvia de mes), és molt important que es facturi dins d'aquest període, perquè en cas contrari, l'usuari es veurà obligat a presentar declaracions complementàries dels models AEAT per no haver declarat aquestes factures.
Data operació (vendes)
La data d'operació es calcula segons aquests criteris:
Factura rectificativa = Data operació de la factura rectificada més recent
Factura substitutiva = Data operació de la factura substituïda més recent
Factura d'albarans = Data de l'albarà o dipòsit més recent
Factura directa = Data expedició (Data Factura)
Data comptable (vendes)
La data comptable, perquè no tinguem diferències entre allò presentat en models oficials i allò presentat com, per exemple, en llibre registre IVA, SII, etc., s'hauria de tenir en el mateix període que la data operació.
Per això, aquesta data s'actualitza amb la data operació, encara que es permet a l'usuari modificar-la quan dóna d'alta nova factura (a a3ERP).