La adaptación de los sistemas de facturación a la normativa de sistemas electrónicos de facturación ha puesto en evidencia que algunos elementos de la factura generan dudas. Uno de ellos es las fechas de la factura.
Hay dos fechas importantes dentro de una factura:
La fecha de expedición: fecha en la que se emite la factura. Esta no puede modificarse, se genera automáticamente al emitir la factura.
La fecha de operación: según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) se ha de informar cuando no coincide con la fecha de expedición.
La fecha de operación es la que permite identificar correctamente el momento del devengo del IVA, conforme el artículo 75 de la Ley del IVA.
Con el objetivo de garantizar el cumplimiento del Reglamento de Facturación español y asegurar que tu facturación esté alineada con las normativas vigentes, se actualizan las reglas de validación de las fechas de tus facturas en la aplicación.
La fecha de operación (fecha en la que efectivamente se realiza la transacción o entrega) no podrá ser posterior a la fecha de emisión de la factura, salvo en dos situaciones específicas:
- Clave 14 - Factura con IVA pendiente de devengo en certificaciones de obra cuyo destinatario sea una Administración Pública Operaciones en régimen especial del criterio de caja.
- Clave 15 - Factura con IVA pendiente de devengo en operaciones de tracto sucesivo.
En todos los demás casos, será obligatorio que la fecha de operación sea igual o anterior a la fecha de emisión de la factura.
Ambas fechas, una vez generada la factura no se pueden modificar, forman parte del registro de facturación.
Respecto a la gestión desde la asesoría de la contabilidad, el apunte contable se debe generar en la fecha de operación y no se debe modificar para no generar diferencias entre los registros de facturación y la contabilidad.
Sobre la fecha de operación en las facturas
Según el reglamento de facturación:
Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.
No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.
Es decir, por norma, la fecha operación y fecha factura deben coincidir, pero, amplían el plazo hasta el 16 del mes siguiente, a la fecha de operación si el destinatario es empresario.
Si además, la fecha operación es anterior a la fecha contable (sobre todo si cambia de mes), es muy importante que se facture dentro de ese periodo, porque en caso contrario, el usuario se verá obligado a presentar declaraciones complementarias de los modelos AEAT por no haber declarado esas facturas.
Fecha operación (ventas)
La fecha de operación se calcula según estos criterios:
Factura rectificativa = Fecha operación de la factura rectificada más reciente
Factura sustitutiva = Fecha operación de la factura sustituida más reciente
Factura de albaranes = Fecha del albarán o depósito más reciente
Factura directa = Fecha expedición (Fecha Factura)
Fecha contable (ventas)
La fecha contable, para que no tengamos diferencias entre lo presentado en modelos oficiales y lo presentado como, por ejemplo, en libro registro IVA, SII, etc., se debería tener en el mismo periodo que la fecha operación.
Por eso, esta fecha se actualiza con la fecha operación, aunque se permite al usuario, modificarla cuando da de alta nueva factura (en a3ERP).