La digitalización de los procesos administrativos da un nuevo paso en el sector del transporte. A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital.
Es el denominado Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA), una obligación que afecta directamente a transportistas y cargadores y que requiere adaptar los sistemas utilizados para gestionar la documentación asociada a cada servicio de transporte.
Para las empresas que ya trabajan con un software ERP, el cambio no debería significar incorporar más tareas manuales o trabajar con herramientas desconectadas. La clave está en integrar la generación y gestión del DeCA dentro de los procesos habituales de expedición y transporte.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es el documento electrónico de control administrativo utilizado para acreditar los datos correspondientes a determinados servicios de transporte público de mercancías por carretera.
La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, estableció la obligatoriedad de digitalizar este documento, mientras que la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril concreta las características que deben reunir tanto el propio documento como los sistemas informáticos utilizados para generarlo y gestionarlo.
Por tanto, el cambio va mucho más allá de sustituir un documento en papel por un archivo digital: el DeCA debe generarse y estar disponible conforme a unos requisitos técnicos determinados.
¿Qué cambia a partir del 5 de octubre de 2026?
Desde esa fecha, el documento de control deberá existir necesariamente en formato electrónico.
La normativa establece, entre otros requisitos, que el sistema utilizado debe transformar los datos del servicio en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del transporte, registrar la fecha y hora de creación y almacenar el documento en un repositorio desde el que pueda descargarse cuando sea necesario durante una inspección.
Cada documento debe disponer, además, de una dirección web única y específica.
Esto no impide que el conductor pueda disponer de una copia en papel. La operativa puede seguir siendo sencilla: el conductor puede llevar una copia electrónica o impresa con el código QR correspondiente para facilitar el acceso al documento digital.
Lo importante es que el DeCA válido haya sido generado digitalmente y esté disponible para su consulta.
Principales requisitos del DeCA
La regulación establece diferentes condiciones que deben tenerse en cuenta a la hora de preparar los sistemas de gestión:
- El documento debe generarse antes del inicio efectivo del servicio de transporte.
- Debe tratarse de un fichero nativamente digital. No es válido generar el DeCA mediante el escaneo de un documento en papel.
- El fichero debe generarse en formato PDF, con un tamaño máximo de 5 MB.
- Deben registrarse como metadatos la fecha y hora de creación y, en su caso, de modificación.
- Cada documento debe disponer de una URL única y específica.
- El PDF debe incorporar un código QR que contenga esa dirección web.
- El documento debe estar almacenado y disponible para su descarga.
- Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben poder conservar o acceder a los ficheros electrónicos durante al menos un año.
Estos requisitos convierten al software de gestión en una pieza fundamental para facilitar el cumplimiento de la nueva obligación.
¿A qué empresas afecta?
El DeCA afecta de forma directa a las empresas dedicadas al transporte público de mercancías por carretera, pero su alcance no termina en el transportista.
La normativa también contempla al cargador contractual, por lo que puede afectar a empresas industriales, distribuidoras, mayoristas y otras organizaciones que contratan servicios de transporte para realizar sus expediciones.
En muchas de ellas, buena parte de la información necesaria para crear el documento ya está disponible en el ERP: clientes, direcciones de origen y destino, mercancías, albaranes, transportistas o datos de la operación.
Por eso, uno de los principales retos no es recopilar la información, sino aprovechar los datos existentes y convertirlos en un DeCA válido sin duplicar tareas administrativas.
¿Cómo gestionar el DeCA directamente desde a3ERP?
Para facilitar la adaptación a esta nueva obligación, nuestro software de gestión a3ERP dispone de una solución específica para DeCA integrada.
El proceso comienza desde el propio sistema de gestión. Cuando el usuario solicita la creación del documento para un albarán, la solución se encarga de coordinar automáticamente los diferentes pasos necesarios.
Cuando una empresa gestiona un volumen elevado de expediciones, crear los documentos uno a uno puede convertirse en una tarea repetitiva. Por este motivo, la solución incorpora una pantalla específica de gestión por lotes.
Desde ella es posible seleccionar varios albaranes y realizar su publicación en una única operación, agilizando la preparación documental cuando existen múltiples transportes pendientes.
Esta funcionalidad permite incorporar el DeCA a la operativa diaria sin convertirlo en un nuevo cuello de botella administrativo.
La solución se completa con un portal desde el que se pueden gestionar los documentos publicados de forma centralizada.
De la obligación normativa a un proceso automatizado
La implantación del DeCA no consiste simplemente en añadir un código QR a un albarán.
Detrás de ese código debe existir un documento digital correctamente generado, asociado a una dirección web específica, publicado y disponible para su consulta antes del inicio del servicio.
Con una solución integrada en el ERP, el proceso puede simplificarse considerablemente sin necesidad de abandonar el entorno habitual de gestión para generar manualmente cada documento.
Prepárate y adapta tu circuito
La obligatoriedad del DeCA comienza el 5 de octubre de 2026, por lo que las empresas afectadas deberían revisar cuanto antes cómo van a incorporar el nuevo documento a sus procesos de expedición y transporte.
Si tu empresa trabaja con aERP, te lo ponemos muy fácil. Y si todavía no estás trabajando con un software de gestión ERP, seguro que podemos ayudarte.
No esperes al 5 de octubre para adaptar tus procesos. Contacta con nosotros y descubre cómo gestionar el DeCA directamente desde tu ERP.
Contenido informativo elaborado a partir de la normativa vigente a septiembre de 2026. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben reunir los sistemas y documentos electrónicos de control administrativo en los transportes por carretera.
