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¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Está condicionada al consentimiento de su destinatario y garantiza legibilidad, autenticidad e integridad. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
La definición general incluye distintos formatos. Sin embargo, la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales requiere un formato estructurado: enviar únicamente un PDF por correo electrónico no permite cumplir esa obligación.
Como regla general, la facturación electrónica requiere el consentimiento del destinatario, como hemos dicho antes pero esta condición no se aplica en los supuestos de factura electrónica B2B obligatoria, cuando resulten exigibles.
Desde 20217 han aumentado las transacciones que utilizan efactura. Este crecimiento del sistema de facturación electrónica, se ha visto impulsado por varios factores. El primero de ellos es por el cambio en la normativa Europea, por el aumento de las empresas con obligación legal de presentar a través de SII y por la obligatoriedad de la factura electrónica en otros países.
Tipos de facturas electrónicas
Existen dos tipos principales de factura electrónica: con formato estructurado y con formato no estructurado.
Las dos son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia está en que el formato estructurado contiene datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas, mientras que el no estructurado es a través de una imagen y su procesamiento requiere una intervención manual, serian las facturas escaneadas en papel y ficheros pdf.
El sistema B2B español admite CII, UBL, EDIFACT y Facturae, sujetos a los requisitos normativos.
Al revisar tu software, comprueba cómo genera, recibe y procesa las facturas. La adaptación debería evitar que el equipo tenga que descargar documentos y volver a introducir sus datos manualmente.
Factura electrónica B2B y B2G: ¿qué diferencia hay?
B2B significa facturación entre empresas y profesionales. B2G se refiere a la facturación de proveedores a las administraciones públicas.
Facturación entre empresas y profesionales: B2B
La obligación alcanza las operaciones incluidas en la normativa cuyo destinatario empresarial o profesional tenga en España su sede, establecimiento permanente o, en su defecto, domicilio o residencia habitual, y que se dirijan a ellos.
Existen excepciones, como las facturas simplificadas, salvo las cualificadas del artículo 7.2 del Reglamento de facturación.
El desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece ya está aprobado mediante el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026.
La orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026, fecha desde la que se cuentan los plazos:
- empresas de más de 8M€ tienen hasta el 6 de octubre de 2027 para adaptarse.
- empresas de 8M€ o menos, tienen hasta el 6 de octubre de 2028.
Facturación a las administraciones públicas: B2G
La facturación al sector público tiene su propio marco, regulado por la Ley 25/2013. Desde el 15 de enero de 2015, determinadas entidades, entre ellas sociedades anónimas y limitadas, están obligadas a presentar facturas electrónicas mediante el punto general de entrada correspondiente.
No debe afirmarse que todos los proveedores están obligados en cualquier circunstancia. La ley contempla exclusiones que pueden aprobar las administraciones, entre ellas para facturas de hasta 5.000 euros. Esa exclusión no es automática: hay que comprobar si la administración destinataria la ha establecido.
Ventajas de la factura electrónica.
Las ventajas de digitalizar toda la gestión de facturas, son múltiples, tanto en la relación empresa-clientes, como en la relación empresa-administración. A continuación os mostramos algunas de las ventajas del sistema de facturación electrónica.
- Es un sistema que proporciona más seguridad.
- La digitalización de facturas, reduce los errores humanos.
- Se produce una reducción de costes (hasta un 85 %).
- Calidad en el medio ambiente por la reducción de papel y su transporte.
- Aumenta la productividad y ahorro de tiempo de gestión al facilitar un acceso más rápido y ágil a las facturas almacenadas.
- Facilita la lucha contra el fraude.
- Contribuye a la digitalización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Los retos de este sistema de factura electrónica pasan por la adopción de este sistema por parte de las PYMES, el segmento más importante del tejido empresarial del país y europeo. También por la aceptación de los ciudadanos y la implantación en las Administraciones públicas así como su uso en la interrelación comercial dentro del país y fuera. La factura electrónica ya no es el futuro, es el presente, y por ello cada año aumenta entre las empresas, su presencia y positiva valoración.
Obligación de presentar la factura electrónica
España y Portugal, los dos países ibéricos lideran, junto con Italia, la implantación de su obligatoriedad en las relaciones entre empresas Business to Government (B2B). En España esta obligación se adoptó en 2015 y en Portugal en abril de 2019.
En el resto de Europa han ampliado el plazo hasta el 18 de abril de 2020 para presentar la e-factura . Todos los países de la UE tendrán la obligación de facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas.
La Unión Europea (UE) para poder unificar este proceso ha creado un estándar de factura electrónica CEN-TC/434 para uso obligatorio en toda la UE. Las administraciones públicas solo podrán aceptar de sus proveedores, facturas en este formato.
El impulso de la e-factura en las operaciones B2G es un gran paso para la disminución del fraude, dinero negro y falsificación de documentos, siendo una herramienta de control para las empresas y Hacienda.
Próximamente, con el reglamento de la Ley Crea y Crece se incorporará la obligación de emitir i recibir facturas electrónicas en todas las operaciones entre empresas.
Con el software a3ERP podrás generar presupuestos, pedidos y facturas electrónicas de forma totalmente automatizada. De esta forma simplificarás al máximo el control de tus políticas de precio, tarifas, comisiones y las condiciones de entrega de cada uno de tus productos.
Si tienes una empresa y estas interesado en expedir facturas electrónicas a tus clientes, en Esofitec podemos ayudarte. Si necesitas información adicional contacta con nosotros y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.
