En vista de l’avenç de les noves tecnologies, les administracions públiques no s’estan quedant enrere a l’hora de modernitzar els sistemes de gestió. Per això, lAdministració Pública està instaurant el sistema de notificacions electròniques.
Què són les notificacions electròniques?
Les notificacions electròniques són un sistema pel qual qualsevol persona o empresa pot rebre els avisos i documents que les administracions públiques vulguin enviar-li.
Acollir-se a aquest sistema és voluntari, tret que la llei s’estableixi en casos concrets el sistema de notificació electrònica obligatòriament.
Per tant, determinades persones i empreses quedaran obligades a rebre per mitjans electrònics les notificacions, els requeriments i les consultes que els vulgui fer l’AEAT. Segons la reforma administrativa duta a terme per les Lleis 39 i 40/2015, les persones i empreses estaran obligades a rebre aquestes notificacions electròniques:
«Quan els interessats es corresponguin amb persones jurídiques o col·lectius de persones físiques que per raó de la seva capacitat econòmica o tècnica, dedicació professional o altres motius acreditats tinguin garantit l’accés i la disponibilitat dels mitjans tecnològics precisos.»
Validesa jurídica
Per tractar de minimitzar els errors i problemes que poden causar aquest tipus de canvis al sistema. I atesa la importància de molts avisos i requeriments que poden fer les administracions, hi ha una sèrie de normes que s’han de complir perquè les notificacions tinguin validesa jurídica.
En primer lloc, lusuari ha de poder triar el mitjà electrònic que prefereixi. No obstant això, la mateixa llei pot limitar l’elecció a diversos mitjans oa un de sol.
En segon lloc, el sistema de notificació ha de deixar constància de l’hora i la data a què s’ha emès la notificació per part de l’administració. I, finalment, també ha de ser capaç de registrar l’hora i la data a què s’ha accedit al contingut per part de l’usuari.
Com funciona el sistema de notificacions electròniques?
Perquè l’usuari pugui accedir al sistema de notificacions, haureu d’accedir a la pàgina oficial de l’AEAT. Un cop aquí, amb el certificat digital que caldrà haver obtingut prèviament, s’accedeix a una pàgina personal.
En aquesta pàgina, és on cal comprovar les notificacions electròniques. Això no obstant, a causa de les queixes de molts usuaris, és possible rebre un avís al correu electrònic quan es rep una notificació.
Per respondre als avisos, cal fer-ho abans dels 10 dies des de la data de lliurament. En cas que no es respongui, el que vulgui que es comuniqui a l’avís, es farà efectiu.
Tot i això, cada vegada són més les empreses que estan implantant solucions de gestió de notificacions electròniques, com Portal NEOS. El sistema de les administracions públiques pot no ser tan eficaç com sigui possible i hi ha empreses que van un pas més enllà.
Així poden rebre les notificacions amb més seguretat que seran vistes i llegides a temps. La gestió de les notificacions es complica en sumar diversos NIFs i quan cal estar atent a totes les administracions i taulers des d’on es pot notificar (com BOE, BOP, eines de diputacions i ajuntaments, etc.). Per això, utilitzar solucions com Portal NEOS que revisen automàticament els llocs on es notifica i envien avís és molt útil i ajuda a estalviar temps i errors o descuits.
Avantatges de les notificacions electròniques
El primer avantatge és l’estalvi de les administracions públiques. La despesa en missatgeria postal ha arribat a 250 milions d’euros. D’aquesta manera, aquests diners es podran fer servir en altres fins que millorin els serveis públics.
També resultarà més còmode per als usuaris. Les cartes certificades solen arribar a les destinacions al matí. Normalment aquest és l’horari de treball de les persones. Per tant, serà a la tarda quan l’usuari s’hagi de desplaçar a una oficina de correus per recollir la carta.
D’aquesta manera, no s’haurà de desplaçar, sinó que ho tindrà al vostre propi ordinador. A més, es redueix també el risc de perdre la carta i no poder rellegir-la en cas de dubtes.
Les noves tecnologies han arribat per quedar-se i fer-les servir per facilitar tràmits és, sens dubte, el camí adequat.