El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación establece requisitos para garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de los registros que generan los programas de facturación. También incorpora elementos visibles en las facturas, como el código QR tributario.
Antes de explicar estas características, conviene distinguir el calendario aprobado de adaptación y la nueva previsión anunciada por Hacienda.
¿Cuándo habrá que tener adatapdo el software de facturación?
El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció su previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes del reglamento, para coordinar su implantación con la factura electrónica de pymes y autónomos.
El anuncio requiere la correspondiente aprobación normativa. Hasta que se publique esa modificación, conviene distinguir la previsión de octubre de 2028 de los plazos legalmente aprobados. Hacienda señala, además, que las garantías técnicas de los sistemas se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes.
Contenido de la factura VERIFACTU
La normativa de la Ley Antifraude establece que las facturas creen un registro XML de datos para que las facturas, vengan del programa que vengan, se puedan enviar a Hacienda. Los datos que contiene el XML serán:
- los datos fiscales de la factura,
- el número de la factura,
- el importe e impuestos,
- la fecha y hora de emisión,
- una huella digital de control.
Además, la factura debe incluir un QR que incluya los datos estructurados. A través del QR se puede ver si la factura ha sido verificada, es decir, remitida por Verifactu a la Agencia Tributaria.
El registro de la facturación y la factura son elementos distintos
El software debe generar el correspondiente registro de facturación al emitir una factura. Ese registro contiene información normalizada que permite identificarla y asegurar su trazabilidad.
La modalidad de cumplimiento determina cómo se gestionan estos registros:
- VERI*FACTU: los registros se remiten a la Agencia Tributaria.
- No VERI*FACTU: se conservan en el propio sistema con las garantías exigidas por la normativa.
Por tanto, no debe confundirse el registro remitido a Hacienda con el documento que recibe el cliente.
La normativa tampoco impide corregir errores. Exige hacerlo mediante los procedimientos correspondientes, como facturas rectificativas o nuevos registros de subsanación o anulación, conservando la trazabilidad. Los registros originales no pueden sobrescribirse para ocultar el cambio.
Formato de la factura
El formato de las facturas puede ser PDF, se puede imprimir en papel o puede ser una factura electrónica. En realidad, la Ley Antifraude y el sistema Verifactu no establece un formato único para las facturas, establece requisitos técnicos para que se creen los registros de las facturas y los registros de eventos que permitan seguir la trazabilidad.
La normativa busca que los software de facturación apliquen de forma más restrictiva la normativa vigente e incluyen, como vemos, unas características para las facturas.
Aprovecha la adaptación para mejorar tu gestión
Revisar tu software no debería depender únicamente de una fecha límite. Comprueba cómo gestiona las correcciones, qué tareas automatiza y cómo te ayuda a controlar la facturación y los cobros.
La normativa no debería ser el único motivo para apostar por un software de facturación profesional. Ahorrar tiempo, reducir errores y disponer de información fiable sobre el negocio son razones para empezar a mejorar tus procesos desde hoy.
